Wir wissen es alle: Das E-Mail könnte eine so schöne Kommunikationsform sein, wenn. Ja, wenn es nicht zu viele davon gäbe und man nicht ständig im Tempo des gehetzten Affen dem Traum der Inbox zero hinterherhetzen würde. Wenn man es nicht ständig mit diesem HTML-Ballast zu tun bekäme (siehe Ein zweiter Frühling fürs Mail). Und wenn es diese Umstandskrämerei mit den Anhängen nicht gäbe.

Wenn er bzw. sie bloss nicht jeden Tag so viel Zeug bringen würde!

Aber E-Mail ist nun einmal so kaputt, wie es ist, und wir müssen damit leben.

Das Leben erleichtern
Das Leben kann man sich jedenfalls erleichtern, wenn man Mailregeln verwendet. Eine Mailregel ist ein Mechanismus, der Nachrichten nach vorgegebenen Kriterien automatisch bearbeitet. Es gibt je nach Programm weitreichende Möglichkeiten – von der Markierung über automatische Antworten bis hin zu der Ausführung von Scripts ist bei Outlook zum Beispiel fast alles möglich. Hier kurz zur Übersicht, wo die Mailregeln stecken:

  • Thunderbird: Extras > Filter
  • Apple Mail: Mail > Einstellungen > Regeln
  • Outlook 2010: Menüband Start im Abschnitt Verschieben
  • Live Mail 2011: Menüband Ordner
  • Outlook 2007 und älter: Extras > Regeln und Benachrichtigungen
  • Windows Mail: Extras > Nachrichtenregeln > E-Mail (Alt-Taste blendet die Menüleiste ein)

Es gibt auch Webmail-Anwendungen mit Regeln. GMail nennt sie Filter und stellt sie in den Einstellungen zur Verfügung; aber ich finde Googles Ansatz unbrauchbar. Die Regeln von outlook.com (Zahnrad-Schaltfläche > Regeln verwalten) sollen ausgezeichnet sein, aber ich nutze diesen Dienst selbst nicht (ernsthaft).

Die Inbox für wichtige Mails freihalten
Es gibt vieles, was man mit Regeln anstellen kann. Ich tue vor allem etwas: Ich verschiebe Mails, mit denen ich mich nicht unmittelbar befassen muss, in Unterordner. Benachrichtigungen von Twitter, Facebook und den vielen Webdiensten, die ich nutze, kommen in den Ordner «Benachrichtigungen». Newsletter haben ihren eigenen Ordner. Und vor allem: Pressemeldungen werden automatisch wegsortiert. Das ist enorm wichtig: Die Pressemeldungen machen bei meinen beruflichen Mailadressen 70 bis über 90 Prozent der Mails aus. Wenn die alle in meiner Inbox liegen bleiben, sehe ich vor lauter PR-News die Mails meines Chefs nicht mehr.

Das besondere an dieser Konstellation ist, dass man eine Regel mit sehr vielen Parametern hat. Ich bekomme von mehreren Hundert Absendern solche Pressemeldungen. Wenn ich die alle mit einer separaten Regel erfasse, wird das sehr unübersichtlich und potenziell fehleranfällig.

Es ist möglich, eine Verschieberegel einzurichten, die auf mehrere Absender reagiert. Das Problem ist bei dieser Lösung die Erfassung neuer Absender. Man muss die Regelverwaltung öffnen, dann die fragliche Regel editieren und die vorher kopierte Adresse hinzufügen. Das ist, bei mitunter zwei, drei neuen Absendern pro Tag, einfach zu aufwändig.

In Thunderbird geht es simpel und unkompliziert
Ich bin nun zur Methode gelangt, die Absender in ein eigenes Adressbuch zu legen. Das geht bei Thunderbird ganz einfach: Man klickt das Sternchen hinter dem Dateinamen an: So wird die Adresse ins Standard-Adressbuch gelegt. Klickt man das Sternchen noch einmal an, öffnet sich das Feld Kontakt bearbeiten, über das man die Adresse des Absenders ins passende Adressbuch legt. Dazu muss im Adressbuch über Datei > Neu > Adressbuch natürlich erst einmal das passende Verzeichnis für Newsletter, Benachrichtigungen und/oder Presseversender angelegt worden sein.

Das separate Adressbuch hat ganz nebenbei den Vorteil, dass einem die Adressen bei seiner normalen Arbeit nicht in die Quere kommen und ggf. auch nicht mit dem Telefon synchronisiert werden müssen. Man will die Hunderten von Adressen nicht unbedingt an seinem Telefon verwenden.

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Per Sternchen die Adresse dem richtigen Adressbuch zuordnen.

Das waren die Vorbereitungen. Jetzt lege in in Thunderbird über Extras > Filter eine Regel an, die anhand der Bedingung Von ist in meinem Adressbuch [Newsletter] triggert. Simpel.

140619-mailregeln-thunderbird-02.png
Die Regel sorgt für Ordnung.

So weit, so gut. Nun komme ich beruflich nicht um Outlook herum. Dort lässt sich das gleiche Prinzip auch anwenden, aber nicht ganz so elegant:

Outlook ist die Hölle
Als erstes muss man die Kontaktordner für Presseversender, Newsletter und Benachrichtigungen anlegen. Dazu klickt man in der Navigationsleiste links mit der rechten Maustaste auf den Wurzeleintrag mit dem Namen des Mailkontos. Im Kontextmenü betätigt man den Befehl Neuer Ordner. Es erscheint der Dialog Neuer Ordner erstellen, in dem an den benennt und bei der Option Ordner enthält Elemente des Typs die gewünschte Option Kalender vorgibt.

Bei Outlook 2013 ergibt sich an dieser Stelle ein Problem: Der Dialog Neuer Ordner erstellen wird einem vorenthalten. Stattdessen legt Outlook automatisch einen neuen Ordner des Typs E-Mail und Bereitstellung an. Das scheint mir mal wieder eine denkbar bescheuerte Neuerung zu sein. Der alt-bekannte Dialog Neuer Ordner erstellen lässt sich aber hervorlocken, wenn man im Menüband Ordner im Abschnitt Neu auf Neuer Ordner klickt. Aber darauf muss man erst einmal kommen!

140619-mailregeln-outlook-01.png
Nicht so ganz einfach: Den Ordner für die entsprechenden Adressen anlegen.

Nachdem der Kontaktordner angelegt wurde, klickt man im Menüband Start im Abschnitt Verschieben auf Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Der Befehl Neue Regel bringt den Regel-Assistenten zum Vorschein, bei dem man die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden (Abschnitt Regel ohne Vorlage erstellen) verwendet und auf Weiter klickt. Nun wählt man die Option … deren Versender im Adressbuch [Adressbuchname] vorkommt. Ein Klick auf [Adressbuchname] erlaubt uns nun, das Adressbuch für Benachrichtigungen/Presseversender/Newsletter auszuwählen.

140619-mailregeln-outlook-02.png
Nicht so ganz einfach, da capo: Die passende Option aus dem Riesen-Angebot an Kriterien auszuwählen.

Tipps gefragt!
Das wars – eigentlich. Drei Probleme gibt es bei Outlook:

  • Es ist (meines Wissens) nicht möglich, beim Speichern eines Kontakts anzugeben, in welchem Ordner er abgelegt werden soll – so, wie man das bei Thunderbird sehr elegant über das Sternchen tun kann. Um eine Adresse für eine Regel bereitzustellen, muss man sie im Mailfenster per rechter Maustaste anklicken und den Befehl Zu Outlook-Kontakten hinzufügen verwenden. Dann muss man zu den Kontakten (bzw. Personen bei Outlook 2013) wechseln, dort den fraglichen Kontakt suchen und in den richtigen Ordner verschieben. Falls man viele Kontakte hat, wählt man im Menüband Ansicht im Abschnitt Aktuelle Ansicht den Befehl Ansicht ändern > Liste. Dann klickt man auf den Spaltenkopf, wählt Feldauswahl, wechselt die Auswahl auf Alle Notizfelder, sucht das Feld Erstellt, fügt es der Liste hinzu und sortiert dann nach dem neuen Feld Erstellt. So sind alle Kontakte, die man eben angelegt hat, am Anfang der Liste, sodass man sie nicht erst suchen muss.
  • Outlook legt diese Regel als Client-Regel an. Warum das geschieht, ist mir nicht klar, da auch der fragliche Kontaktordner in der auf dem Exchange-Server gespeicherten Datendatei abgelegt werden kann. Jedenfalls bedeutet das, dass die Regel nur in Outlook ausgeführt wird. Eine normale, nach dem Absender sortierende Regel läuft auf dem Exchange-Server – sie wirkt sich somit auch im Webmail und auf den Mobilgeräten aus.
  • Es gibt diverse PR-Agenturen, die ihre Mails on behalf of versenden. Das bedeutet: Versand im Auftrag einer anderen Person. Der eigentliche Absender ist im On-Behalf-Feld zu finden; der normale Absender enthält nur eine kryptische Nonsense-Adresse. Ich nehme an, dass diese verwendet wird, um Antworten automatisch einer bestimmten Kampagne zuzuordnen. (Als ob man das nicht über den Betreff tun könnte.) Das bedeutet jedenfalls, dass die On-Behalf-Adressen von der Mailregel nicht erfasst werden und es nichts bringt, die angegebenen Adressen zu erfassen, da die ständig ändern.

Für Tipps für diese vier Unstimmigkeiten wäre ich dankbar – bitte einfach das Kommentarfeld nutzen!

Update vom 13. August 2014
Um die Ausführung der Regeln zu vereinfachen, verwende ich folgendes Makro, das ich gemäss dem Beitrag How to run Outlook 2007/2010 Rules from a button adaptiert habe:

Sub RunMyRules()
Dim st As Outlook.Store
Dim myRules As Outlook.Rules
Dim rl As Outlook.Rule
Dim runrule As String
Dim rulename As String

Set st = Application.Session.DefaultStore

Set myRules = st.GetRules

For Each rl In myRules

If rl.RuleType = olRuleReceive Then

    If rl.Name = "Scouting" Or rl.Name = "Newsletter (Adressbuch)" Or rl.Name = "Benachrichtigungen (Adressbuch)" Or rl.Name = "Pressemeldungen (Adressbuch)" Then
        rl.Execute ShowProgress:=True
        runrule = rl.Name
        End If
    End If
Next

'ruleList = "This rule was executed against the Inbox:" & vbCrLf & runrule
' MsgBox ruleList, vbInformation, "Macro: RunAllInboxRules"

Set rl = Nothing
Set st = Nothing
Set myRules = Nothing
End Sub