Ich habe bei einer früheren Gelegenheit kritisiert, dass Windows es den Nutzern schwer macht, die so genannten Datendateien zu finden. Datendateien – so nenne ich die Dateien, die man als Benutzer nicht selbst anlegt und irgendwo verräumt.

Präambel: Was sind Datendateien?
Datendateien werden von den Anwendungsprogrammen selbst verwaltet. Der Browser speichert seine Lesezeichen und seinen Verlauf in einer oder mehreren Datendateien. In der Datendatei des Adressbuchs stecken, logischerweise die Adressen, und besonders wichtig ist diese Ablage auch fürs Mailprogramm: Denn an besagter Stelle im Dateisystem werden die Nachrichten abgelegt. Bei manchen Programmen, wie Firefox oder Thunderbird, wird auch die Konfiguration in einer Datendatei gespeichert. Die meisten Windows-Programme, vor allem auch Office und der Internet Explorer sichern die Konfiguration in der Registry. Was ein Thema für sich darstellt.

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Der Migrationsassistent erledigt die Sache schnell und schmerzlos.

Windows versteckt diese Datendateien, damit der Benutzer sie nicht versehentlich verschiebt oder löscht. Beides ist fatal, denn das typische Windows-Programm erwartet seine Datendatei an der üblichen Stelle – daher darf man sie auch nicht einfach umplatzieren, sondern muss sich an die vom Programm vorgegebene Ordnerstruktur halten.

Ein Problem mit diesen Datendateien ist der häufig nichtssagende, kryptische Name und die ungewohnte Dateiendung. Ordnungsliebende User, die nicht mit dieser Nomenklatur vertraut sind, halten sie daher mitunter für überflüssig und legen Hand an die Datendateien, was in jedem Fall mit Datenverlust endet. Insofern versteht man Microsofts Schutzmechanismus.

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Windows Easy Transfer wird seinem Namen nicht immer gerecht.

Nun ist es aber nicht so, dass der Nutzer von diesen Datendateien gänzlich unbehelligt bliebe. Er bekommt es mit ihnen zu tun, wenn er seine Daten auf einen neuen Computer übernehmen will – oder wenn er ein Backup durchführt. Dann muss er die richtigen Ordner sichern bzw. auf seinen neuen Computer transferieren. (Zu diesem Thema der Hinweis: Meine Tipps zum Backup gibt es im Beitrag Nicht sichern ist nicht sicher.)

Im Idealfall funktioniert die Datenübernahme automatisch
Die gute Nachricht: In vielen Fällen muss man das nicht von Hand tun, sondern kann das einer Software überlassen. Apple hält den Migrationsassistenten bereit, der die Datenübernahme in fast allen Fällen problemlos und automatisch durchführt – sodass Apple-User diesen Beitrag im Grunde gar nicht lesen müssen. Es sei denn aus theoretischem Interesse. Der Migrationsassistent (Migration Wizard) wird im Beitrag «Mithilfe des Migrationsassistenten Dateien von einem anderen Mac übertragen» beschrieben: Hier für Mac OS X Lion und Mountain Lion, hier für ältere Versionen.

Bei Windows existiert ein ähnliches Programm namens Windows EasyTransfer. Es übernimmt per USB, Netzwerk, externer Festplatte, Speicherstick oder mit Hilfe einer selbstgebrannten CD/DVD die Daten automatisch und legt sie an die richtige Stelle. Transferiert werden nicht nur Datendateien, sondern auch Benutzerdaten und Dokumente (also der Inhalt des Ordners Eigene Dateien, Eigene Bilder, Eigene Musik, etc.), sondern auch wichtige Bestandteile der Windows-Konfiguration wie Mail-Zugangsdaten, Windows-Einstellungen etc.

Manchmal easy, manchmal eher hard…
EasyTransfer ist ein nützliches Programm, aber es liefert nicht in jedem Fall befriedigende Resultate. Welche Ressourcen konkret übernommen werden, hängt davon ab, von welcher Version auf welche Version man umsteigt. Beim Schritt von Windows XP nach Windows 8 werden zum Beispiel nur die Dokumente übernommen, alles andere muss man selbst transferieren. Es ist auch nicht möglich, von einer 32-bit-Version auf eine 64-bit-Version umzusteigen – auch da muss man von Hand anpacken.

Da inzwischen vier Windows-Versionen (Windows 8, 7, Vista und XP) in Verwendung sind, würde es an dieser Stelle schlicht den Rahmen sprengen, alle Varianten ausführlich zu beschreiben. Es sei daher auf die Hilfeseiten von Microsoft verwiesen. Des Englischen mächtige Nutzer finden ausserdem hervorragende Informationen in Paul Thurrotts Winsupersite-Blog.

Für Windows 8

Für Windows 7

Windows Vista:

Windows XP:

Manuelle Datenübernahme
Wenn Windows Easy Transfer die Sache nicht richtet oder man gezielt Daten übernehmen oder aus einem Backup wiederherstellen will, dann sollte man prüfen, ob das fragliche Programm eine Exportfunktion bietet. Falls das der Fall ist, kann man seine Daten auf dem alten Rechner exportieren und auf dem neuen importieren. Bei Outlook ist beispielsweise eine solche Funktion vorhanden, die nachfolgend beschrieben wird. Sehen Sie ansonsten im Menü des Programms nach einer entsprechenden Funktion oder prüfen Sie die Hilfedatei bzw. die Supportinformationen des Herstellers.

Falls es keine Export-/Import-Funktion gibt, geht man so vor, dass man die Daten vom alten Computer (oder aus dem Backup) ins korrespondierende Verzeichnis auf dem neuen Computer transferiert. Allfällig vorhandene Datendateien im Zielverzeichnis werden durch die transferierten Datendateien ersetzt.

Das klingt einfach, und ist es im Prinzip auch. In der Praxis gibt es allerdings eine ganze Reihe von Problemen und möglichen Stolperfallen:

  • Unter Windows stecken die Datendateien in einem Unterordner von Appdata. Dieser Systemordner ist versteckt. Wie man ihn findet, erklärt der Beitrag Was es mit dem Appdata-Ordner auf sich hat. Bei Apple wird der Library-Ordner verwendet. Mehr dazu im Beitrag Den Library-Ordner hervorzaubern.
  • Man muss eine Datenübernahme unbedingt sofort nach der Installation des fraglichen Programms durchführen. Dann kann man die bei der Installation automatisch angelegte, unbenutzte Datendatei gefahrlos mit der vom alten Computer übernommenen Datendatei ersetzen. Wenn man bereits mit dem Programm gearbeitet hat, dann enthält diese Datendatei allenfalls wichtige Daten, die durchs Ersetzen verloren gehen. In diesem Fall muss man die Datenbestände zusammenführen. Das ist in aller Regel deutlich aufwändiger: Man muss seine Daten beim alten Programm exportieren und beim neuen importieren.
  • Man muss bei beiden Rechnern die gleiche Version des fraglichen Programms verwenden, weil es zu Problemen kommen kann, wenn die Version auf dem Zielrechner neuer ist als auf dem Quellrechner. Unbedingt vermeiden sollte man eine Datenübernahme von einer neueren in eine ältere Version.
  • Mozilla Firefox und Thunderbird sind – eigentlich – für die Datenübernahme ideal gerüstet. Sie speichern nicht nur alle Nutzerdaten, sondern auch die Konfiguration in User-Verzeichnis. Man braucht nur die Daten zu kopieren, um nicht nur alle Daten, sondern auch die Konfiguration zu transferieren. Das Problem liegt nun darin, dass die Mozilla-Programme mehrere Benutzer verwalten können. Es können daher mehrere Benutzer-Ordner vorhanden sein, die jeweils eine alphanumerische Kennung aufweisen. Da diese Kennung bei der Installation des Programms bzw. bei der Einrichtung eines Benutzerkontos generiert wird, kann man nicht die ganze Ordnerstruktur übernehmen – denn da die alte Kennung nicht mit der neuen Kennung übereinstimmt, werden die Daten nicht gefunden. Man muss somit erst ein Benutzerkonto anlegen und dann die Datendateien im korrespondierenden Ordner im Dateisystem durch die gesicherten Daten ersetzen.
  • Bei Windows XP und Windows Vista und neuer unterscheidet sich die Ordnerstruktur etwas. Man muss bei der Datenübernahme somit die Version des Betriebssystems berücksichtigen und ggf. durch eine Internetrecherche klären, wo der korrespondierende Pfad bei Windows Vista, 7 oder 8 zu finden ist, wenn man von Windows XP Daten übernimmt.
  • Programme können bei Windows nicht einfach übernommen werden (schuld daran ist die Registry). Sie sollten auf dem neuen Rechner neu installiert werden.
  • Office ist sehr verzettelt, was die Datenübernahme angeht. Es müssen viele Verzeichnisse angesehen werden, wenn Autotexte, persönliche Wörterbücher, Signaturen, der ganze Outlook-Datenbestand etc. übernommen werden muss. Es ist in diesem Fall sinnvoll, den ganzen Ordner Appdata bereitzuhalten, für den Fall, dass bei der Datenübernahme etwas vergessen ging.
  • Noch ein Wort zum Mac: Bei Apples Betriebssystem tritt das Verzeichnis /Users/ im Finder als Macintosh HD/Benutzer in Erscheinung. Sie können hier für Ihr Benutzerverzeichnis auch die Tilde (~) verwenden und so einen Pfad über den Befehl Gehe zu > Gehe zum Ordner im Finder aufrufen.
  • Da es vorkommen kann, dass die Datenübernahme nicht auf Anhieb klappt, sollte man beide Rechner parallel in Betrieb halten und den alten Rechner erst dann aus dem Verkehr ziehen, wenn die Daten heil auf dem neuen Rechner angekommen sind.
  • Eine mögliche Fehlerquelle sind angepasste Berechtigungen. Falls Sie diese eingeschränkt haben, kann es nach der Datenübernahme passieren, dass die Dokumente nicht zugänglich sind und das Betriebssystem fehlende Berechtigungen meldet. Prüfen Sie dann die Berechtigungen gemäss dem Beitrag Was sind Berechtigungen?. Beim Mac beachten Sie den Beitrag Mac OS X: Fehlerbeseitigung bei Problemen mit Zugriffsrechten.

Wo die Daten denn nun wirklich stecken…

Nachfolgend eine Übersicht mit den Pfaden zu den Datendateien der gängigen Programme aus dem Bereich Mail und Browser. Da die Zahl der Programme und Programmversionen inzwischen sehr gross ist, kann diese Übersicht den Anspruch auf Vollständigkeit nicht erfüllen. Falls ein Programm fehlt, werfen Sie einen Blick in die Hilfe des Programms, besuchen Sie die Supportseiten des Herstellers oder führen Sie eine Suche per Google durch. Eine gute Methode ist auch, im Ordner Appdata nach passenden Kandidaten zu suchen und mit dem entsprechenden Pfad bzw. dem Namen der Datendatei eine Google-Suche durchzuführen: So findet man schnell heraus, ob man auf dem richtigen Weg ist.

  • Outlook speichert alle Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben und Notizen in einer einzigen Datei. Diese trägt die Endung PST und ist bei Windows Vista und neuer unter C:\Users\[Benutzerkonto]\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Outlook.pst zu finden. Bei Windows XP: C:\Dokumente und Einstellungen\[Benutzerkonto]\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\Outlook.pst zu finden.
    Bei Outlook 2010 und neuer findet sich die Datendatei im Dokumenten-Ordner. Sie trägt den Namen des Benutzerkontos, d.h. normalerweise die E-Mail-Adresse des fraglichen Kontos. Bei mehreren Kontos ist pro Konto eine Datendatei. Beispiel: C:\Users\[Benutzerkonto]\Documents\Outlook-Dateien\matthias.schuessler@tages-anzeiger.ch.pst
    Bei neueren Versionen von Outlook ist es etwas einfacher, die Ablage mit den PST- und OST-Dateien zu öffnen. Da öffnet man bei Datei die Rubrik Informationen, klickt auf Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen (sic!), öffnet die Rubrik Datendateien und klickt auf Dateispeicherort öffnen. Outlook öffnet dann ein Explorer-Fenster für den entsprechenden Ordner.
    Um einzelne Informationen separat zu speichern, steht der Befehl Datei > Importieren/Exportieren > Exportieren in eine Datei > Persönliche Ordner-Datei (.pst) zur Verfügung. Dateien mit der Endung PSTwerden über den Befehl Datei > Öffnen > Persönliche Ordner-Datei geöffnet. Bei Outlook 2010 für den Import/Export-Assistent im Menüband Datei Rubrik Öffnen auswählen und auf Importieren klicken. Datendateien werden im Menüband Datei in der Rubrik Öffnen über Outlook-Datendatei öffnen geöffnet.

  • Firefox zeigt den Benutzerordner über Hilfe > Informationen zur Fehlerbehebung. Klicken Sie im Abschnitt Allgemeine Informationen bei Profilordner auf Ordner anzeigen. Falls die Menüleiste nicht angezeigt wird, betätigen Sie die Alt-Taste.
    Der Browser verwendet bei Windows Vista und neuer das Verzeichnis C:\Users\[Benutzerkonto]\AppData\Roaming\Mozilla\Firefox\Profiles\[Firefox-Profil], bei Windows XP das Verzeichnis C:\Dokumente und Einstellungen\[Benutzerkonto]\Anwendungsdaten\Mozilla\Firefox\Profiles\[Firefox-Profil].
    Bei Firefox wird die Bibliothek (der Verlauf und die Lesezeichen) in einer Datenbank gespeichert, die im Profilverzeichnis als Datei places.sqlite in Erscheinung tritt.

  • Internet Explorer versteckt seine Favoriten bei Vista und neuer unter C:\Users\[Benutzerkonto]\Favorites, bei Windows XP im Ordner C:\Dokumente und Einstellungen\[Benutzerkonto]\Favoriten. Sie können über den Befehl Datei > Importieren und Exportieren mit anderen Browsern geteilt werden.
  • Outlook Express gibt es nur Windows XP. Dieses Programm sollte abgelöst werden, da es seinen Zenit überschritten hat. Die Datenübernahme auf neuere Windows-Versionen ist nicht möglich – entsprechend müssen Sie noch bei Ihrem XP-Rechner auf ein anderes Programm, zum Beispiel Thunderbird oder Windows Live Mail umsteigen. Sie können dann die Daten dieses Programms auf den neuen Rechner übernehmen. Zum Zweck der Datensicherung aber dennoch die Hinweise zu den Speicherpfaden: Outlook Express sichert Mailordner als separate Datei mit der Endung DBX. Diese Dateien sind an folgendem Ort gespeichert: C:\Dokumente und Einstellungen\[Benutzerkonto]\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Identities\[Identität]\Microsoft\Outlook Express. Das Adressbuch trägt den gleichen Namen wie Ihr Windows-Profil und die Endung WAB und ist an folgendem Ort zu finden: C:\Dokumente und Einstellungen\[Benutzerkonto]\Anwendungsdaten\Microsoft\Address Book
  • Windows Live Mail unter Windows Vista und neuer verwendet den Speicherort C:\Users\[Benutzername]\AppData\Local\Microsoft\Windows Live Mail. In diesem Ordner gibt es pro Mailkonto eine Ablage mit dem Namen des Mailkontos.
  • Windows Mail (nur Windows Vista) speichert Mails als separate EML-Dateien in einer Ordnerstruktur, die unter C:\Users\[Benutzerkonto]\AppData\Local\Microsoft\Windows Mail\Local Folders zu finden ist. Die Kontakte speichert Vista als separate Dateien mit Endung .contact im Ordner C:\Users\[Benutzerkonto]\Contacts.
  • Thunderbird öffnet den Benutzerordner über Hilfe > Informationen zur Fehlerbehebung. Klicken Sie im Abschnitt Allgemeine Informationen bei Profilordner auf Ordner anzeigen. Das Mailprogramm verwendet bei Windows Vista und neuer den Pfad C:\Users\[Benutzerkonto]\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\[Thunderbird-Profil]. Das Adressbuch ist in einer Datei namens abook.mab gespeichert. Die Mails sind in den Unterordnern Mail\Local Folders zu finden, wobei Thunderbird jede Mailbox als gleichnamige Datei ohne Endung ablegt. Der Posteingang steckt also in der Datei Mail\Local Folders\Inbox. Windows XP nutzt das folgende Verzeichnis für die Benutzerdateien: C:\Dokumente und Einstellungen\[Benutzerkonto]\Anwendungsdaten\Thunderbird\Profiles\[Thunderbird-Profil]. Bei
  • Google Chrome speichert seine Daten bei Windows Vista und neuer unter C:\Users\[Benutzerkonto]\AppData\Local\Google\Chrome\User Data. Hier sind die Dateien Cookies, Archived History, Current Session, History, Preferences, Thumbnails vorhanden. In welcher Datei die Lesezeichen stecken, bedarf noch der Klärung. Bei Windows XP sehen Sie unter C:\Dokumente und Einstellungen\[Benutzerkonto]\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Google\Chrome\User Data nach.
  • Die Mails von Apple Mail sind unter /Users/[Benutzerkonto]/Library/Mail zu finden. Für jedes Konto gibt es hier einen Ordner POP-[E-Mail-Adresse] oder IMAP-[E-Mail-Adresse]. Hier findet sich eine Ordnerstruktur, in der für jede Mailablage ein Verzeichnis vorhanden ist. Darin gibt es wiederum einen Ordner Messages, der die einzelnen Mails als Dateien mit Endung .emlx enthält. Dies gilt nur für neuere Versionen von Mail. Im Ordner Mail finden Sie ausserdem die Dateien Signatures.plist für die Signaturen und MessageRules.plist für die Mailregeln.
    Die Konfigurationsdateien von Mail stecken unter /Users/[Benutzerkonto]/Library/Preferences/com.apple.mail.plist

  • Safari verwendet das Verzeichnis /Users/[Benutzerkonto]/Library/Safari. Hier finden sich die Dateien Bookmarks.plist für die Lesezeichen, Downloads.plist für den Download-Verlauf und History.plist für den Verlauf. Safari speichert die Einstellungen unter /Users/[Benutzerkonto]/Library/Preferences/com.apple.Safari.plist.
  • Das Adressbuch bzw. Kontakte speichert die Daten unter /Users/[Benutzerkonto]/Library/Application Support/AddressBook/. Je nach Version wird eine Datei namens AddressBook.data verwendet, oder aber eine Datei mit Namen AddressBook-v22 und variabler Endung. Sortieren Sie die hier vorhandenen Dateien ggf. nach Datum, um die richtige herauszufinden – das ist in aller Regel die mit dem jüngsten Änderungsdatum.
  • Office 2011 für den Mac verwendet den Ordner /Users/[Benutzerkonto]/Dokumente/Microsoft-Benutzerdaten/. Die Outlook-Daten sind in einem Unterordner Office 2011-Identitäten zu finden, das Hauptkonto unter Hauptidentität. Ich empfehle, die ganze Datenstruktur zu sichern.
  • Entourage speichert Daten unter /Users/[Benutzerkonto]/Dokumente/Microsoft-Benutzerdaten/Identitäten/Hauptidentität (eventuell heisst der Ordner Identitäten auch Office 2004-Identitäten). Bei Office 2008 heisst der Ordner /Users/[Benutzerkonto]/Dokumente/Microsoft-Benutzerdaten/Office 2008-Identitäten. Die meisten relevanten Daten stecken in der Datei Datenbank, für Mailregeln gibt es die Datei Regeln, für Signaturen, Zeitpläne, Mailinglisten und Optionen gleichnamige Dateien.

Beim Umgang mit der Verzeichnisstruktur von Windows hilft übrigens auch der Beitrag Zum Nachschlagen 2: Windows-Abküs.