Die Softwaregattung «Outliner» wird in Deutsch Gliederungseditor genannt und bezeichnet ein Programm, mit dem man eine Auslegeordnung von Ideen erstellen und seine Gedanken sortieren kann. Bekannte Vertreter der Gattung sind OneNote von Microsoft als Teil von Office und OmniOutliner für den Mac. Auch Word enthält einen Gliederungsmodus, der im Menüband Ansicht bei Dokumentenansichten steckt (bei Word 2003: Ansicht > Gliederung).
WorkFlowy (unter workflowy.com) ist nun ein äusserst einfach zu benutzender Outliner, der im Browser läuft und nach einer Anmeldung gratis verwendet werden kann – auch am iPhone, iPad oder an Android-Smartphones.
Viel Platz für Ideen und Gedanken
Die Ansicht ist spartanisch: Eine leere Seite mit einem Aufzählungspunkt und dem Hinweis Create new Item ist alles, was man zu sehen kriegt. Neu hinzugefügte Einträge kommen untereinander zu stehen und können per Maus beliebig sortiert werden – fährt man mit der Maus über einen Eintrag, erscheint am rechten Rand das Symbol eines Doppelpfeils zur Änderung der Position. Durch Klick auf den Punkt am Anfang des Eintrags gelangt man auf eine nachgelagerte Seite, auf der man Unterpunkte erfasst. Auch auf der Unterseite kann sich weiter vertun und wiederum zu jedem einzelnen Punkt eine separate Seite anlegen. Wo man sich in der Hierarchie befindet, wird durch eine Brotkrumen-Navigation am oberen Rand der Seite angezeigt, über die man auch jederzeit auf eine höhere Ebene wechseln kann.
Die Möglichkeit, mehrere Dokumente oder Notizbücher anzulegen, existiert nicht. Die Idee ist, dass man alle seine Informationen in einem einzigen Zettelkasten verwaltet. Das funktioniert gut, wenn man einigermassen strukturiert an die Sache herangeht. Für ungeordnetes Brainstorming ist WorkFlowy hingegen weniger geeignet.
Der Aufzählungspunkt am Anfang, über den man zur nächsten Ebene wechselt, stellt auch ein Kontextmenü mit weiteren Befehlen zur Verfügung: Add note erlaubt es, eine Notiz zu einem Punkt zu erfassen. Mit Complete streicht man den Punkt durch und markiert ihn als erledigt. Über Share gibt man den entsprechenden Unterpunkt für andere Workflowy-Nutzer frei, die wahlweise nur lesen oder auch editieren dürfen. Via Export speichert man einen Teil-Ast seiner Informationsssammlung als reinen oder formatierten Text (es erscheint ein Fenster, in dem man den Text in die Zwischenablage kopiert und dann in ein Textdokument einfügt). Workflowy ist für den Mehrbenutzer-Betrieb ausgelegt. Das gemeinsame Arbeiten über das gleiche Login oder einen freigegebenen Teilast funktionierte bei unserem Test bestens.
«Make lists. Not war»
Fazit: Ein einfaches, aber sehr brauchbares Werkzeug für Notiz- und Zettelsammlungen und für Leute, die das Motto von Workflowy teilen, das am unteren Ende des Dokuments angezeigt wird und «Make lists. Not war» lautet. Die spartanische Oberfläche ist nicht jedermanns Sache – aber man gewöhnt sich daran und die Absenz von Werkzeugleisten, bunten Symbolen und UI-Clutter hilft sehr bei der Konzentration und Fokussierung. Workflowy lässt sich auch sehr gut mit der Tastatur steuern: Mit Alt + Pfeil nach rechts wechselt man eine Ebene höher, mit Alt + Pfeil nach links geht es eine Ebene zurück.