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Wegweiser durch den E-Mail-Konfigurations-Dschungel

Wie stellt man sein Mailprogramm ein, damit Mails richtig dargestellt und problemlos verschickt werden können? Das ist seit Jahren eines der brennendsten Kummerbox-Themen. Hier eine aktualisierte Übersicht der wichtigen Optionen.

Trotz sozialen Netzwerken, WhatsApp, Skype und Facebook Messenger ist für viele Leute noch immer das E-Mail der wichtigste Kommunikationskanal im Internet. Das erklärt auch, dass die scheinbar banale Frage der richtigen Konfiguration des Mailprogramms die Gemüter noch immer zu erhitzen vermag. Soll man Mails formatiert oder besser als Nur-Text verschicken? Farbenfroh und mit Smileys geschmückt oder doch lieber schlicht und sachlich? Gehört die Signatur an den Anfang oder ans Ende der Nachricht?

Das Fragen des persönlichen Geschmacks. Wichtig ist allerdings, dass man seine Mails so verschickt und empfängt, wie man es möchte – und die Konfiguration nicht dem Zufall oder den Default-Einstellungen des Herstellers überlässt. Und dabei hilft die folgende Übersicht der Kummerbox:

Formatiert oder unformatiert?

Als Absender entscheidest du, ob du deine Nachrichten formatiert – also mit verschiedenen Schriften, Schriftarten, -grössen und -auszeichnungen und mit bunten Bildern – verschickst, oder aber als reinen Text. Formatierte Nachrichten sind (oft) schöner und übersichtlicher. Unformatierte Nachrichten sind kompakter, da nebst dem Nachrichtentext keine weiteren Informationen mitgeschickt werden. Das schätzen Handybenutzer mit einem eingeschränkten Datenplan, sowie Anwender, die Mails der Lesbarkeit wegen gern in einer grossen Standardschrift anzeigen lassen.

Ob du formatierte Nachrichten verschickst oder nicht, bestimmst du wie folgt:

  • Bei Outlook Express über Extras > Optionen im Reiter Senden. Wählst du bei Format für Nachricht Senden den Eintrag HTML oder Nur-Text. Falls du formatierte Mails verschickst, kannst du im Reiter Erstellen bei Briefpapier wählen, ob du ein Briefpapier nutzen willst und das Papier (das heisst die Formatierungsvorlage) auswählen.
  • Bei Windows Mail (aus Windows Vista) nimmst du die Konfiguration analog zu Outlook Express vor. Der einzige Unterschied sind die etwas abweichenden Bezeichnungen. Die Option heisst Format für das Senden von E-Mails. Der Reiter mit dem Briefpapier heisst Verfassen.
  • Bei Outlook (jeweils in der Version 2003) triffst du diese Wahl über Extras > Optionen im Reiter E-Mail-Format. Setz hier bei Verfassen im Nachrichtenformat die Einstellung Nur-Text oder HTML (von Rich-Text ist abzuraten) und gebe unten ggf. ein Standardbriefpapier an. Die Option E-Mail mit Microsoft Office Word bearbeiten ist fehleranfällig und im Zweifelsfall abzuschalten.
  • Bei Outlook 2010 klickst du im Menüband Start auf Optionen, öffnest die Rubrik E-Mail und vergibst im Abschnitt Nachrichten verfassen die Optionen zum Format. Die Konfiguration der Briefpapiere (und damit auch der in den Briefpapieren verwendeten Schriftarten und -grössen) findest du über die Schaltfläche Briefpapiere und Schriftarten statt. Bei Outlook 2007 verfährst du wie bei Outlook 2003.
  • Bei Mozilla Thunderbird gehst du über Extras > Konten, wählst links dein Konto aus und darunter die Rubrik Verfassen & Adressieren. Aktiviere oder deaktiviere rechts die Option Nachrichten im HTML-Format verfassen. Ein Briefpapier gibt es bei Mozilla Thunderbird nicht, aber du kannst die Standardschrift für HTML-Mails wie folgt festlegen: Geh über Extras > Einstellungen, wähle die Rubrik Verfassen, öffne hier den Reiter Allgemein, klicke auf die Schaltfläche HTML-Optionen und gib Schriftart, Grösse und Farbe vor.
  • Bei Apple Mail triffst du deine Wahl unter Mail > Einstellungen. Öffne die Rubrik Verfassen und setz bei Format der E-Mail entweder Reiner Text oder Formatierter Text. Die Schriften stellst du wie erwähnt ein. In Apple Mail gibt es Briefpapiere ab Version 10.5 (Mac OS X Leopard). Um hier ein Briefpapier zu nutzen, blende über die Schaltfläche Vorlagenauswahl ein-/ausblenden die Leiste mit den Briefpapieren ein und wähle ein Briefpapier aus.
  • Bei Windows Live Mail 2011 klickst du in der linken oberen Ecke des Programmfensters auf die blaue Schaltfläche und dann auf Optionen > E-Mail, öffne die Rubrik Senden und gib das Format für den Versand an. Bei Windows Live Mail 2011 gibt es die Briefpapiere nicht mehr.

Falls du immer reine Textnachrichten verschicken willst, ist auch die Option Beim Antworten das gleiche Format wie im Original verwenden abzuschalten, die du bei Outlook Express und Windows Mail im Reiter Senden in den Optionen vorfindest.

Viele Mailprogramme, noch mehr Optionen – wie man beim Mailen den Durchblick behält.

Standards setzen

Bei einer formatierten Nachricht im HTML-Format bestimmt der Absender den Look der Nachricht (eine Ausnahme stellt die weiter unten erwähnte Option Mail als Nur-Text-Lesen dar). Bei einer unformatierten Nachricht hängt die Darstellung beim Empfänger davon ab, welche Standard-Schrift eingestellt ist. Diese Option ist wie folgt zu finden:

  • Bei Outlook Express über Extras > Optionen, im Reiter Lesen über die Schaltfläche Schriftarten.
  • Bei Windows Mail genauso – über Extras > Optionen, im Reiter Lesen über die Schaltfläche Schriftarten.
  • Bei Outlook über Extras > Optionen im Reiter E-Mail-Format über die Schaltfläche Schriftarten bei Beim Verfassen/Lesen von Nur-Text.
  • Um bei Outlook 2010 die Standard-Schrift für unformatierte Mails zu setzen, klickst du im Menüband Start auf Optionen und öffnest die Rubrik E-Mail. Im Abschnitt Nachrichten verfassen klicke auf die Schaltfläche Briefpapiere und Schriftarten und wähle beim Reiter Persönliches Briefpapier unter Erstellen und Lesen unformatierter Textnachrichten die gewünschte Schriftart und Schriftgrösse.
  • Bei Mozilla Thunderbird über Extras > Einstellungen, in der Rubrik Ansichten im Reiter Schrift, über die Schaltfläche Schriftarten bei Feste Breite.
  • Bei Apple Mail über Mail > Einstellungen in der Rubrik Schrift & Farbe bei Schrift für E-Mails bzw. bei Reiner Text, wenn die Option Schrift mit fester Weite für reine Text-E-Mails verwenden angekreuzt ist.
  • Bei Windows Live Mail 2011 klickst du in der linken oberen Ecke des Programmfensters auf die blaue Schaltfläche und auf Optionen > E-Mail. Öffne die Rubrik Verfassen und gib unter Schriftart die Standardschrift und -schriftgrösse an.

Nur Text

Die erwähnte Option Mails als Nur Text anzuzeigen, macht aus formatierten Nachrichten unformatierte (zumindest am Bildschirm; die Formatierungsinformationen werden nicht gelöscht, sondern nur nicht ausgewertet). Auf Sicherheit bedachte Anwender schalten sie ein, denn sie bietet einen guten Schutz vor Phishing-Versuchen. Beim Password-Fishing wollen betrügerische E-Mail-Versender, mit gefälschten Mails an E-Banking- oder andere Passworte gelangen. Ausserdem bleibt man bei Porno-Spam vom Anblick der Bilder in der Nachricht verschont.

Du findest die Nur Text-Option auf folgendem Weg:

  • Bei Outlook Express über Extras > Optionen im Reiter Lesen. Sie heisst hier Alle Nachrichten als Nur-Text lesen.
  • Bei Windows Mail nimmst du die Konfiguration analog zu Outlook Express vor.
  • Bei Outlook über Extras > Optionen im Reiter Einstellungen. Klick auf E-Mail-Optionen und aktiviere bei Standardnachrichten im Nur-Text-Format lesen.
  • Bei Outlook 2010 klicke im Menüband Extras auf Optionen und wählen die Rubrik Sicherheitscenter. Klicke auf die Schaltfläche Einstellungen für das Sicherheitscenter, wählen hier die Rubrik E-Mail-Sicherheit und dann die Option Standardnachrichten im Nur-Text-Format lesen.
  • Bei Outlook 2007 klicke auf Extras > Vertrauenstellungscenter > E-Mail-Sicherheit > Als Nur-Text lesen.
  • Bei Mozilla Thunderbird bei einer geöffneten Nachricht über Ansicht > Nachrichtentext > Reiner Text.
  • Bei Windows Live Mail 2011 gehst du wiederum über die blaue Schaltfläche in der linken oberen Ecke des Programmfensters und klickst auf Optionen > E-Mail. Öffne die Rubrik Lesen und aktiviere die Option Alle Nachrichten als Nur-Text lesen.
  • Bei Apple Mail gibt es in den Einstellungen keine Option, Nachrichten als Nur-Text anzuzeigen. Es existiert immerhin die Möglichkeit, die Einstellung über das Terminal zu setzen. Starte das Programm Terminal und gib folgenden Befehl ein: 
    defaults write com.apple.mail PreferPlainText -bool TRUE

Diese Option führt dazu, dass bei Nachrichten, die sowohl einen Nur-Text- als auch einen HTML-Text haben (was bei vielen Nachrichten der Fall ist, die standardmässig formatiert angezeigt werden), der Nur-Text-Teil angezeigt wird. Bei Nachrichten, die nur formatiert verschickt wurden, führt Apple Mail keine Konvertierung zu Nur-Text durch, wie das etwa Thunderbird tut. Damit musst du bei Apple Mail leben. Du kannst aber auch jederzeit auf Thunderbird umsatteln.

Fazit

Wie man Mails verschickt, ist eine Frage der persönlichen Vorliebe. Ein Briefpapier passt besser zu privaten Botschaften und wirkt bei geschäftlicher Kommunikation meist deplatziert. Textauszeichnungen und Formatierungen können hilfreich sein, wenn sie eine Nachricht gliedern und es beispielsweise dem Empfänger erlauben, sich bei längeren Nachrichten schnell einen Überblick zu verschaffen. Formatierungs-Exzesse sollte man vermeiden. Grosse Buchstaben oder knallrote Lettern wirken aufdringlich, ein Schriften-Wirrwarr erschwert das Lesen. Manche Mailbenutzer, die mit «Snail Mail» (wörtlich «Schneckenpost», also herkömmliche Briefe auf Papier) gross geworden sind, setzen mitunter einen Briefkopf an den Anfang der Nachricht. Das ist grundsätzlich in Ordnung, doch besser aufgehoben sind die Kontaktangaben in der Signatur am Ende der Nachricht.

Viele Mailleser schätzen es, wenn das Mail mit dem eigentlichen Nachrichtentext beginnt und sie nicht erst nach unten blättern müssen, um herauszufinden, worum es geht. Aus diesem Grund ist es auch wichtig, einen aufschlussreichen Betreff zu verwenden. Und wenn man auf eine Nachricht antwortet sollte man das Quote (den aus der ursprünglichen Nachricht zitierten Text) nicht am Anfang platzieren, sondern am Ende. Bei Mozilla Thunderbird muss das unter Umständen erst eingestellt werden. Die Option findest du über Extras > Konto-Einstellungen, indem du links dein Konto auswählst, darunter Verfassen & Adressieren anklickst und rechts bei Original-Nachricht beim Antworten automatisch zitieren die Option Antwort über dem zitierten Text beginnen ankreuzst.

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